Dica 1 - Escolha um software fácil de implementar
Quando a instituição adquire um software, não basta instalar e começar a usar. Será preciso configurá-lo de acordo com as necessidades do seu negócio, orientar e treinar os funcionários, entre outros. Dependendo do caso, pode ser bastante difícil e demorado esse processo, por isso, busque por alternativas maduras. Dê preferência aos programas/softwares que entregam soluções com parâmetros já definidos por padrão. Quanto mais simples, mais fácil também será o gerenciamento e operação.
Dica 2 - Saiba do que você precisa
Nada de contratar um software só porque te falaram que é bom em uma realidade distante ou pela reputação da marca! Pense no que a sua biblioteca realmente precisa e como isso pode ajudar. Se precisa migrar dados de sistemas legados, integrar a autenticação dos usuários, suporte ativo e presente, suporte MARC21, RFID, treinamentos periódicos por conta da rotatividade. Faça uma lista com as suas necessidades e busque isso em um sistema. Com base nelas é que a configuração deve ser feita.
Dica 3 - Considere o serviço ou fornecedor por trás do software
É muito importante que o software funcione de maneira adequada, mas tem momentos que você precisa de retaguarda. Para isso, solicite ao fabricante do programa alguns contatos para você bater um papo e ouvir relatos. Outro ponto importante é a velocidade para a contratação e execução dos serviços de treinamentos, migração e disponibilização de software, fique atenta(o)!
Dica 4 - Totalmente acessível pelo navegador
Vale a pena perguntar se o programa/software que você busca funciona totalmente no navegador de internet. O banco de dados precisa ficar em local protegido, com backup e supervisão técnica. Mas o bibliotecário, operadores e usuários não podem estar restritos às estações de trabalho. Uma biblioteca precisa estar disponível para consulta 24 horas, 7 dias da semana, pelo menos para consulta de acervo, renovação e reserva de materiais. Se esse é o seu caso, vale a pena considerar essa opção, pois assim as informações não ficam isoladas em um ambiente restrito.
Dica 5 - Pense em como pagar
Esse investimento precisa caber no orçamento da sua instituição, não é? Para isso, pode ser preciso negociar com o fornecedor a melhor forma de pagamento, à vista ou parcelado. Nunca pense em um software de gestão de acervos como um custo e sim como um investimento, que trará benefícios para a sua instituição em curto, médio e longo prazo. Lembrando sempre que mesmo soluções sem custo de licenciamento oferecem um custo indireto, também chamado de TCO (Total Cost of Owner).
Agora que você já sabe como escolher um software de gestão para sua biblioteca, é só levantar as suas necessidades e fazer acontecer!
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